• • تعریف اهداف مشتری

 

• • تعیین اهداف و هدفگذاری مربوط به سهم بازار، هزینه ها، گسترش درآمد و یا حاشیه‌های سود

  

 

• • ارزیابی پتانسیل مهندسی مجدد

 

• • تعریف مرزها و محدوده‌های فرایند

 

• حفظ و استقرار تعهد مدیریت

قابلیت‌های فناوری اطلاعات می‌تواند دید مناسبی را نسبت به وضعیت موجود ارائه نماید. فناوری اطلاعات یکی از چندین توانمندساز موجود در حوزه فعالیت‌های BPR به شمار می‌رود. برای ایجاد تغییر در فرآیندهای کسب و کار تمام این توانمندسازها باید به صورت یکپارچه در نظر گرفته شوند. این توانمند سازها باید از آغاز در فرایند مهندسی مجدد معرفی شوند چرا که فرایند طراحی از ابتدا قابلیت‌های آن ها را در بر خواهد گرفت. بسیاری از سازمان‌ها قابلیت‌های فناوری اطلاعات را قبل از طراحی فرایند نادیده می‌گیرند. آگاهی از قابلیت‌های فناوری اطلاعات می‌تواند و باید طراحی فرایند را تحت تأثیر قرار دهد نه اینکه تنها از فرایند پشتیبانی نماید. مایکل همر به سازمان‌ها هشدار می‌دهد که در دام اتوماسیون گرفتار نشوند. او به سازمان‌ها توصیه می‌کند که نخست فرایند را طراحی نموده و سپس در مرحله دوم برای اتوماسیون فرایند اقدام نماید. (Hammer & Champi, 1993).

 

نقش‌های با اهمیت فناوری اطلاعات در این مرحله از فعالیت‌های BPR را می‌توان به شرح زیر معرفی نمود:

 

• • فرصتی که فناوری اطلاعات در اختیار قرار می‌دهد می‌تواند به کارگیری فناوری جدیدتر و بهتر برای توسعه یک چشم‌انداز استراتژیک در جهت بهبود فرآیندهای کسب و کار پیش از طراحی آن ها باشد(Furey, 1994).

 

• • قابلیت‌های فناوری اطلاعات در ردیابی اطلاعات و حذف مرزهای جغرافیایی و سازمانی می‌تواند در درک ضعف‌ها و قدرت‌های سازمانی و همچنین ساختار بازار و فرصت‌ها، سودمند واقع شود. ابزارهای فناوری اطلاعات به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که میزان اثربخشی همکاری را از طریق راه هایی که پیش از این میسر نبوده، افزایش دهد. اینترنت می‌تواند ارتباط داخلی میان واحدهای مختلف، ‌گروه‌های کاری، شاخه‌ها و اشخاص را بهبود بخشد. ارتباطات خارجی مثل ارتباط با مشتریان، فروشندگان، تأمین‌‌کنندگان، آژانسهای دولتی و حتی رقبا نیز از طریق شبکه به شدت تقویت می‌شود. فن‌آوری اطلاعات به از میان برداشتن مرزهای جغرافیایی و در نتیجه پذیرش گسترده‌تر تغییر فرایند، کمک می‌کند.

 

• • تمرکز اصلی این مرحله بر یافتن رویکردهای قضاوت برای مدیریت فرایند، تنظیم شده است، این رویکردها می‌تواند از فعالیت‌های سازمان‌های بیرون از صنعت، استخراج شود. سازمان باید در مقابل دیگر صنایع دست به ترازیابی زده و آن را با تجربیات و فعالیت‌های اعضای تیم ترکیب نماید تا بتواند فناوری جدید فرایند را تنظیم نماید. قابلیت‌های فناوری اطلاعات می‌تواند برای دستیابی ‌به این مهم مورد استفاده واقع شود.

 

• • BPR نیازمند یک طراحی منعطف‌ سازمانی است. زیر ساختارهای کنونی سازمان باید در راستای تسهیل همکاری بین بخش‌های مختلف، تغییر کند و در این راه به جای اشخاصی که در بخش‌های جداگانه محصور شده‌‌اند از تیم‌های چند وظیفه‌ای، استفاده گردد. ساختارهای انعطاف‌پذیر آنهایی هستند که با متغیرهای در حال تغییر خارجی هماهنگ می‌شوند.

 

• • مورد اصلی در فرایند موفقیت‌آمیز طراحی مجدد فرایند کسب و کار ایجاد تیم‌هایی است که بر عملکرد و طراحی سازمان متمرکز شوند. برای دستیابی به یک تیم مؤثر هر کدام از کارمندان باید از صلاحیت‌های متعددی برخوردار باشد. سازمان فناوری اطلاعات نیز از این قاعده مستثنی نیست. نیاز به همکاری نزدیک با دیگر ‌تخصص‌ها، استفاده از فناوری اطلاعات را الزامی می‌کند. به کارگیری اینترنت اجازه می‌دهد تیم‌هایی از سراسر دنیا با یکدیگر همکاری نمایند. این موضوع باعث تولد روش جدیدی در کسب و کار به نام سازمان‌های مجازی شده است.

 

• هم‌یاری و دیگر روش‌های همکاری بین سازمانی در خلال یافتن جایگاه دائمی خود در محیط کنونی کسب و کار بسیار مؤثر هستند. بسیاری از سازمان‌ها برای دستیابی به سهم بازار با تأمین‌کنندگان و توزیع‌کنندگان دست به تشکیل تیم زده و با آن ها همکاری می‌نمایند. این فعالیت‌های چند وظیفه‌ای سازمان‌ها را قادر می‌سازد که فرآیندهای خود را بهبود بخشیده و اثربخشی را حداکثر نمایند. فناوری اطلاعات با توانمند‌ساختن سازمان‌ها در ایجاد ارتباط بین تأمین‌کنندگان، توزیع‌کنندگان و مشتریان، فعالیت‌های سازمان را تسهیل می‌کند.

 

مرحله ۲- در خلال طراحی فرایند (به ‌عنوان یک تسهیل کننده)

 

این مرحله فعالیت‌های مهندسی مجدد را از مفاهیم به طرحهای مشروح تبدیل نموده و دو فعالیت را در آن درگیر می‌کند:‌

 

• • طراحی فنی

 

• • طراحی اجتماعی

در خلال مرحله فنی، اطلاعات قوام یافته، جایگزین‌ها دوباره تعریف شده، ارتباط فرآیندها مورد بازبینی مجدد قرار گرفته و کنترلها بر اساس اولویت‌های موجود ‌در مورد فناوری های اجرا شده انجام می‌گردد. در مرحله دوم یعنی مرحله طراحی، بر جنبه‌های انسانی و درگیر شدن کارمندانی که تغییرات سازمانی را تحت تأثیر قرار می‌دهند، تأکید می‌شود. مواردی همچون تعریف مشاغل و تیم‌ها، تعریف مهارت‌های مورد نیاز و طراحی انگیزه ها در این بخش با دقت لحاظ می‌شود. در این مرحله، کارمندانی که بیشترین تأثیر از تغییرات متوجه آن ها می‌شود باید تشویق شوند تا با هدف مشارکت در فرایند تجزیه و تحلیل و باز ساختار گزینی عملیات، تیم‌های چند وظیفه‌ای تشکیل دهند. این تیم‌ها باید به دنبال راه هایی برای حذف گام‌های غیر ضروری بوده و کیفیت و سرعت گام‌های فرایند را افزایش دهند. در این مرحله همچنین طرحهای آزمایشی توسعه داده می‌شود. بعد از تعریف اهداف، بررسی فرآیندهای موجود، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل و ارزیابی، این فعالیت‌ها با همدیگر ترکیب می‌شوند تا یک فرایند جدید کسب و کار ایجاد شود. در این مرحله، توسعه افراد، فرآیندها و فناوری ، مورد ادغام واقع می‌شود.

 

در خلال طراحی فرایند، قابلیت ‌پاسخ‌گویی‌ برای توسعه، آزمون و اجرا باید به طور شفاف تعریف شود. در اینجا می‌توان از قابلیت‌های فن‌آوری اطلاعات برای حفظ سازگاری راه‌ حل ‌های مهندسی مجدد با چشم‌اندازهای سازمان، محدودیت‌های مالی و سود پیش‌‌بینی شده، استفاده نمود.

 

نقش مهم دیگری که فن‌آوری اطلاعات در BPR ایفا می‌کند، نقش تسهیل کننده است. مایکل همر ‌به این نکته اشاره می‌کند که سیستم‌های اطلاعات (IS)، نمی‌توانند نقش رهبری به خود بگیرند. اما نقشی فعال و بسیار مهم ایفا می‌نمایند که می‌توان آن را نقش تسریع کننده و تسهیل کننده، نماید (Hammer,1993).

 

نقش‌های اساسی فناوری اطلاعات در این مرحله از فعالیت‌های BPR را می‌توان به شرح زیر بیان نمود: